Kære alle styregrupper
Hermed får i status på overgangen til det nye medlemssystem – Klubmodul og udrulningen af de øvrige nye digitale løsninger.
Status på overgang til Klubmodul
Samtlige hold (på nær de hold som udløber i dans) er nu oprettet. Alle økonomiansvarlige vil i løbet af maj måned blive bedt om at validere de enkelte holdpriser – det kommer der mere ud omkring.
I slutningen af sidste uge blev alle medlemmer – der ikke var i kontingentrestance overført til Klubmodul – der udstår stadig en klarmelding fra Klubmodul om denne overførsel er afsluttet.
Alle medlemmer tildeles i Klubmodul et nyt medlemsnummer. Det betyder bla, at der skal laves nye medlemskort – bestyrelsen overvejer en model, hvor de enkelte medlemmer mod betaling kan kan få kortet tilsendt. Det vil I også få mere information omkring.
Når vi har klarmelding fra Klubmodul udarbejder sekretariat en komplet liste over samtlige de hold de enkelte medlemmer er tilknyttet – og i det medlemssystem knyttes de overførte medlemmer til de respektive idrætshold.
Når dette er sket udsender sekretariatet en mail om, at medlemmerne i løbet af kort tid vil modtage en mail fra Klubmodul med et særligt link, som linker til det nye medlemsunivers – her skal medlemmerne tjekke deres medlemsoplysninger og holdtilknytninger – i samme forbindelse afkræver systemet de enkelte medlemmer deres betalingskortoplysninger.
Adgang til administrationssiden i Klubmodul
I modsætning til Conventus bliver administrations- og brugerrettigheder tildelt individuelt – altså ikke på styregruppeniveau, som i dag. Det betyder også at ens individuelle adfærd i medlemssystemet fremover bliver logget.
En sådan brugeradgang forudsætter fremover et kursus – fremover vil bestyrelsen og sekretariatet udbyde 4 årlige “Grundkursus for nye styregruppemedlemmer og trænere” – efter dette kursus tildeles man de fornødne rettigheder til alle de enkelte administrative systemer.
Der vil blive afviklet 3 kurser i slutningen af maj måned / starten af juni måned – så har så mange som muligt mulighed for at kunne deltage – tilmelding til dette kommer ud senere, men sæt allerede nu kryds i kalenderen enten den 30. maj, 1. juni eller 2. juni.
Muligheder i Klubmodul
Klubmodul giver følgende muligheder:
- Holdoversigter
- Elektroniske fremmødelister (fremover indberettes medlemskontrol digitalt via denne funktion)
- Økonomisk overblik / budgetopfølgning
- Udsendelse af e-mail og SMS til medlemmerne
- Egen oprettelse af Events (når man har modtaget supplerende uddannelse).
- Egen oprettelse af webshop (når man har modtaget supplerende uddannelse).
Øvrige digitale systemer under udrulning
I tilknytning til Klubmodul udrulles følgende digitale løsninger:
- Samlet digital portal til styregrupper og trænere
- Digital bilagshåndtering (udbetalingsbilaget på papir afskaffes)
- Digital indberetning af ændringer i de enkelte styregrupper
- Digital trænerafregning
Og meget mere….
Spørgsmål om overgang til det nye medlemssystem mv. rettes til mads@panidraet.dk