Sådan tager vi godt imod nye i Pan Idræt

Medlemsundersøgelsen som Pan Idræt gennemførte i 2014 viste at vores medlemmer er glade for at være medlem af Pan idræt. De siger de får nye venner, oplever en øget sundhed og en generelt bedre livskvalitet – og de anbefaler at melde sig ind i foreningen til deres venner.
De fleste af vores nye medlemmer siger at de ikke oplevede de store barrierer i forhold til at melde sig ind: 44 % oplyser at de ingen barrierer oplevede. Men der er hele 25 % af vores nuværende medlemmer der siger at de var usikre på om de ville blive taget godt imod.

De forskellige idrætter har i det efterfølgende beskrevet deres gode råd til hvordan man tager godt imod nye medlemmer. Indledningsvist kommer her en kort generaliseret sammenfatning i 7 gode råd.

Det er en god idé det fremgår af hjemmesiden eller andre steder hvad man skal gøre hvis man er interesseret i at være med i idrætten: hvornår er det bedst man møder frem, skal man kontakte nogen inden, hvordan er omklædningsfaciliteter, krav til træningstøj/udstyr, er det gratis og uforpligtende at prøve idrætten af, er alle niveauer velkomne, osv.

Man bør følge hurtigt op på forespørgsler om deltagelse i idrætten: byd velkommen, send informationer om idrætten (evt. infoark/velkomstbrev), aftal første træningsgang og informer trænerne eller andre relevante personer om at der kommer en ny.

Når den nye møder op på faciliteten første gang, er det vigtigt for at personen føler sig velkommen at der er nogen der tager imod og vise tilrette. Det kan være en fra styregruppen der har denne opgave, eller træneren eller en helt anden. Den nye skal måske vises rundt, præsenteres og introduceres, have informationer om træningen og holdet, mm.

Det er vigtigt at man som ny føler at man er velkommen også i forhold til ens evner eller idrætslige niveau. Hjælp den nye godt i gang med idrætten. I nogen idrætter får den nye en ”buddy” tilknyttet der hjælper i gang og følger op på om man kan følge med. Andre idrætter har særlig begyndertræning mm.

Langt de fleste idrætter har en egen facebook gruppe. Det er en god idé at sørge for at den nye kommer med i denne gruppe helt fra starten af – det sikrer en tidlig tilknytning til idrætten socialt set.

Mange idrætter holder 3. halvleg og har forskellige sociale arrangementer. De fleste medlemmer i Pan Idræt kommer først og fremmest for det sociale. Derfor er det vigtigt at sørge for at nye kommer med når der er sociale aktiviteter ud over idrætten. Sørg for at de nye ved at de er velkomne.

Nogen får prøvet en idræt af og finder ud af at det ikke lige var dem alligevel. Men måske er der en anden idræt i Pan Idræt hvor de kan komme bedre i gang. Stil gerne spørgsmålet til dem der trækker sig og opfordrer dem til at prøve en anden idræt af.

Badminton
I badminton er det ca. halvdelen af de nysgerrige potentielle nye medlemmer, der kommer første gang efter at have henvendt sig til os i Styregruppen før de dukker op. Den anden halvdel er til træning første gang med venner eller bekendte, som allerede er medlemmer. De fleste gange er vi også orienteret om det i Styregruppen.

Første målgruppe: Vi besvarer henvendelsen med en venlig, interesseret og spørgende tekst og vedhæftede velkomstblad. Vi forsøger som det vigtigste at aftale deres første træningsgang. Det lykkes næsten altid.

Kære Heidi
Tak for din interesse i Pan Badminton.
Du er meget velkommen til at kigge forbi til en prøvetime. Det bedste tidspunkt er onsdage kl. 20.30 i DGI-Byen eller fredage kl. 19.00 i Grøndal MultiCenter, hvor vi også har trænere på.
Alle kan være med – vi har alle niveauer. Du må meget gerne skrive til mig, hvornår du tænker at komme forbi første gang, så jeg kan sørge for, at vi kan tage godt imod dig. Har du spillet badminton før?
Jeg har vedhæftet et velkomstblad til dig, som overvejer at blive medlem i Pan Badminton.
Mange hilsner fra (navn), Pan Badminton

Når vi ved, hvornår den nye spiller kommer første gang til træning, skriver vi ud i Pan Badminton på Facebook med en kort besked med blandt andet navn og badmintonkarriere. Hvis den nye spiller fx lige er flyttet til København, skriver vi også det. Den første gang den nye spiller er til træning, er det alles opgave og ansvar at tage godt imod. Trænergruppen og Styregruppen er særligt opmærksomme på at byde velkommen og tage sig godt af den nye spiller. Når spilleren har været til træning første gang, inviterer vi vedkommende ind i Pan Badminton på Facebook.

Anden målgruppe: Vi gør ikke så meget ekstra ud af den målgruppe, da den nye spiller allerede har relationer til medlemmer af klubben. Trænergruppen og Styregruppen er ligesom ved den første målgruppe opmærksomme på at byde den nye spiller velkommen. Denne målgruppe søger oftest selv om medlemskab af Pan Badminton på Facebook.

Boksning
1) Sender en velkomst/infomail
2) Sørger for en kontaktperson til at modtage
3) Sørger for at parre den nye op til øvelserne med en erfaren, således at vedkommende får noget input og ikke står tilbage som sidste mand.
4) Tilføjer til facebook gruppen.

Golf
I Pan Golf byder vi både nybegyndere som øvede velkomne. Nye øvede inviteres med til 18-huls matcher, mens nybegyndere inviteres med til Par 3 runder i Smørum Golfklub, hvor alle kan deltage.

Den personlige kontakt er alfa og omega i Pan Golf. Golf er en sport som de færreste starter på uden at kende en ven, kæreste eller kollega som spiller spillet. I Pan Golf tager vi imod med åbne arme og byder alle velkomne.

På facebook og pr. mail er vi i tæt dialog med potentielle nye medlemmer, og der vil i 2015 bliver fastlagt mange flere Par 3 runder, så vi kan få så mange som muligt med ud at spille. Vi aftaler altid med nye at mødes med dem foran klubhuset i Smørum Golfklub og hjælper dem i shoppen hvor green fee og leje af udstyr betales.

Med udleveret udstyr går vi på driving range og varmer op. Her viser vi de helt elementære ting. Hvordan du skal stå, og hvordan du skal holde om jernet. Det er rumpen tilbage, snotten i måtten og forreste fod bliver i måtten.

Da golf er en udendørssport er Pan Golfs høj sæson forskudt af de fleste Pan Idræt sportsgrene. Derfor tilbyder vi i foråret ”Pan Golf for Alle” arrangement, hvor vi spiller begynderbanen(Par 3 banen). Vi sørger her for en lille goodie bag som bl.a. indeholder de ting der skal bruges på en runde. Bolde, tees, lille blyant og markeringsmærke. Vi har ved dette arrangement ekstra fokus på at tage imod nye, hvor vi er et hold af øvede som hjælper i gang med spillet.

Gymnastik
Først og fremmest har vi i gymnastikkens styregruppe en aftale om, at bruge helt almindelig høflighed og åbenhed over alle, uanset om man er ny eller ej. I en fortrinsvis lille afdeling er styregruppen altid præsenteret til hver træning, både som en af de tre trænere og glade motionister, der kommer løbende på vores 3 aftener. Får nye ikke smilet eller en venlig forespørgsel eller bemærkning af de andre deltagere, vil én fra styregruppen med sikkerhed gøre det.

Efter stort set hver træningsgang går vi ud på samme café i nærheden af den skole, vi træner på, og får en øl eller og/eller en bid mad. Vi sørger altid for at spørge nye, om de vil med. Desuden har vi fast en julefrokost og en sommerfest. På vores Facebook side og til træningen inviterer vi til fælles oplevelse som spisninger, biografture mv.

Vi har delt arbejdet mellem os i styregruppen, så der er en anden end formanden, der tager sig af henvendelser af nye, som altid har tiden, og som til enhver tid vil svare hurtigere end formanden. Hurtigt svar er vigtigt, mener vi. De 3 trænere får altid besked, når nye kan forventes at møde op. Velfungerende kommunikation styregruppen i mellem finder vi altafgørende i at være en åben og imødekommende afdeling.

Hockey
Når det vedrører modtagelse af nye medlemmer i hockey, har vi en af os som tager sig af den nye hele vej igennem de første par træninger. Vi har udpeget en af os som “mentor” eller storbror til de nye. Vedkommende vil så sørge for de nye får al info inden de kommer til træning (hvornår og hvor, hvilket udstyr skal medbringes, hvad de kan forvente, osv.), hilse på dem når de kommer første gang, snakke med dem i løbet af træning, følge op med dem efter træning… hvad de synes om træningen, opfordre dem til at komme igen osv.

Vi holder også løbende forskellige sociale arrangementer, også uden for klubbens regi, og inviterer altid de nye med således de føler sig som en del af holdet og gruppen.

Løb
I løb byder vi alle nye velkommen, når vi mødes i USG. De får lov til at præsentere sig selv for løberne. De første par gange bliver der koblet en løber på den nye, der fortæller om vores løbeklub bredt, og for at de ikke skal føle sig alene. Vores træning er tilrettelagt på en måde, så alle kan være med uanset om du er erfaren eller uerfaren løber.

Vi opfordrer dem til at melde sig ind i vores facebook gruppe, hvor de også bliver budt velkommen.
Nye medlemmer får et velkomstbrev, hvor alle nødvendige informationer står.
Vi opfordrer også til at deltage i vores sociale arrangementer, da det er en god måde at komme ind i løbeklubben på, og vi er meget opmærksomme på, om de tilmelder sig, ellers spørger vi ind til det.
Vi opfordrer også til at melde sig en af vores grupper f.eks. den socialegruppe, det er også en god måde at komme ind i løbeklubben på.

På hjemmesiden kan man læse om forskellige profiler på medlemmer så man kan se at der både er meget erfarne løbere og mere sociale løbere med i afdelingen.

Svømning
Hele september (håber at gøre det samme til januar): 1-2 fra styregruppen står en halv time før svømmestart og tager imod nye og viser dem til rette.

Samtidig er trænere og medlemmer blevet præpareret på at tage godt imod nye og hilse på dem, man ikke har set før. Ellers har vi sæsonstartsfest, periodisk fokus på ‘frafaldne’ medlemmer, navnerunder, fredagsspisning, øl for vandpolospillere én tirsdag hver måned, hurtige svar på skriftlige henvendelser.

Vandpolo
Holdkaptajnen står som udgangspunkt altid i forhallen 20 min før træning og tager imod nye. Derudover har vi i perioder med mange nye (sæsonstart) to trænere på, hvor den ene alene træner begyndere i 2/3 af tiden. Sidste 1/3 er fællestræning, så vi sikrer integration.

Tennis
Nye medlemmer eller interesserede skriver til formanden som guider dem på det sprog, de helst vil snakke. Vi har som så mange andre idrætter i Pan Idræt en del expats, så det at kunne guide nye ind i foreningen på flere sprog er vigtigt.

Hvis formanden ikke selv kan møde op og tage imod den nye til træningen, så sørger formanden for at de nye tilmeldes ”Pan Tennis Member Forum” og sætter dem i kontakt med et andet medlem, der tager imod vedkommende til træningen.