Vedtaget af bestyrelsen

Gennemsigtighed

Vedtægter, regnskaber, Bestyrelsens forretningsorden og Bestyrelsens beslutningsreferater ligger offentligt tilgængeligt på et online drev. Drevet kan tilgås via klubbens hjemmeside så langt tilbage digitale arkiver er tilgængelige. Behandling af personsager og andre lignende emner tages til referat som lukkede punkter og offentliggøres ikke, men vil til enhver tid være tilgængelige for den siddende bestyrelse. Samtlige afdelingsledelser opfordres på samme måde til at sikre gennemsigtighed ved offentliggørelse af afdelingsledelsens mødereferater.

Finansielle transaktioner

Alle finansielle transaktioner dobbeltgodkendes herunder udlæg, betaling af regninger, aconto udbetalinger etc.

Undtagelsesvis kan bestyrelsen godkende at faste betalingsaftaler/abonnementer godkendes med efterfølgende løbende træk således at der ikke skal godkendes den samme regning hver måned. Det påhviler forretningsudvalget mindst en gang årligt at gennemgå disse aftaler.

Foruden ovenstående benytter foreningen ”firmakort”. Bestyrelsen kan træffe beslutning om at enkeltpersoner kan få udstedt et firmakort med begrænset kredit og uden automatisk opfyldning. Der fremsendes en forbrugsoversigt til forretningsudvalget månedligt. Såfremt der opstår uenighed om brugen af ”firmakortet” vil det være op til bestyrelsen at træffe beslutning om tilbagebetaling og eventuelt inddragelse af kortet. Bestyrelsen vedligeholder en liste over hvem, der har fået udstedt et ”firmakort”.

Inhabilitet

Konstateret inhabilitet skal indføres i referatet. Et bestyrelsesmedlem er inhabil i sager, hvori vedkommende har økonomisk interesse eller særlig personlig interesse i sagens udfald. Det pågældende bestyrelsesmedlem skal informere bestyrelsen om forholdet, så bestyrelsen kan afgøre, om der foreligger inhabilitet.

Tavshedspligt

Medlemmerne af bestyrelsen, afdelingsledelser samt ansatte er forpligtet til ikke over for nogen uberettiget at videregive, hvad de under udøvelsen af deres hverv har fået kendskab til. Forhold, der i sagens natur skal bringes til tredjemands kundskab, anses ikke for at være uberettiget videregivelse. Det påhviler bestyrelse og afdelingsledelser et fælles ansvar at påpege at fortrolige emner er netop fortrolige.

Forpligtelsen gælder fortsat efter hvervets ophør.

Vedtaget af bestyrelsen

Rygning

Der er rygeforbud i de lokaler og faciliteter, som Pan Idræt har til rådighed på daglig basis. Formålet er at udbrede røgfrie miljøer for at forebygge sundhedsskadelige effekter af passiv rygning og for at undgå, at nogen ufrivilligt udsættes for passiv rygning.

Når medlemmer, ansatte og frivillige benytter faciliteter, der er stillet til rådighed af andre, for eksempel kommuner eller andre samarbejdspartnere, følger vi de regler og anvisninger, der er gældende for det enkelte område. Tilsvarende gælder det, når deltagelse i klubregi sker i udlandet.

Alle sociale indendørs-arrangementer i Pan Idræt er røgfrie – det er muligt at tillade rygning på udendørsareal, såfremt det er muligt at gå til og fra arrangementet uden at skulle gå igennem et rygeområde.

Såfremt der ryges udenfor i regi af Pan Idræt arrangementer skal der ryges hensynsfuldt. Cigaretskod, snus og lign. skal i skraldespanden så vi ikke belaster miljøet.

Vi skelner ikke mellem forskellige former for rygning.

Alkohol og andre rusmidler

I forbindelse med sociale aktiviteter i Pan Idræt, herunder sociale aktiviteter i forlængelse af træning, stævner, ture, træningslejr, konferencer etc., forventes det, at man udviser god dømmekraft i forbindelse med indtagelse af rusmidler.

Ved planlægning af årets forskellige sociale aktiviteter i klubben lægges der vægt på at der arrangeres begivenheder, som ikke forudsætter indtagelse af rusmidler og at der altid er non-alkohol alternativer tilstede hvis alkohol tilbydes.

Når frivillige deltager i aktiviteter med en konkret opgave, forventes det at man ikke indtager nogen former for rusmidler mens den opgave pågår. Hvis opgaven er af repræsentativ karakter hvor indtagelse af alkohol kan forstås som en naturlig del af arrangementet forventes det, at man udviser god dømmekraft.

Ansatte må ikke drikke i arbejdstiden.

Vedtaget af generalforsamlingen 1. april 2016

Fair Play & Inklusion
I Pan Idræt mener vi, at Fair Play er overordnet alle andre principper i idrætten.

Fair Play er mere end blot at overholde de respektive regler forbundet med organiseret idræt. Fair Play er at udvise en grundlæggende respekt for hinanden både under og uden for udøvelsen af idræt.

Fra vores historiske ophav, der er en idrætsklub stiftet af bøsser og lesbiske, ligger det i vores DNA at være en inkluderende idrætsklub med et særligt fokus på seksuel mangfoldighed og kønsdiversitet. Vi skal til alle tider skabe et
sikkert og åbent idrætsfællesskab baseret på Fair Play for alle, der tilslutter sig Pan Idræt.

Det er vores prioritet, at ingen udsættes for direkte eller indirekte forskelsbehandling, så længe at deltagelsen i idrætten sker på lige og retfærdige vilkår med baggrund i Fair Play.

Kønsidentifikation er ikke udgangspunktet for opdeling af vores idrætshold og aktiviteter, med mindre dette er specifikt fastlagt af den afdeling, der har ansvaret for den pågældende aktivitet. En sådan opdeling skal være begrundet i idrætsspecifikke forhold.

Konkrete behov for opdeling på baggrund af kønsidentitet

Vi anerkender kompleksiteten vedrørende kønsidentitet, og accepterer at der kan være situationer, særligt i forbindelse med konkurrencer, hvor det forudsættes, at der sker en opdeling på baggrund af køn – kvinde og mand.

Vores medlemmer træffer selv beslutning, om de ønsker at deltage som mand eller kvinde. Et sådan valg skal være i overensstemmelse med værdierne i Fair Play.

Medicinsk behandling med hormoner er ikke en forhindring for deltagelse i Pan Idræts aktiviteter, så længe at principperne i Fair Play er overholdt.

Ved uenighed omkring overholdelse af Fair Play principperne er det styregrupperne i de enkelte afdelinger, der træffer afgørelse om indplacering som kvinde eller mand.

Ovenstående politik finder ikke anvendelse ved idrætsstævner, konkurrencer, kampe mv, hvis disse er underlagt en anden politik, som følger beslutninger i
de styrende organisationer, som disse er underlagt.

Vedtaget af bestyrelsen

Pan Idræt vil gerne vise medlemmer og andre interesserede de foto og film, som bliver optaget i vores forening. For nogle af vores medlemmer kan det skabe en usikkerhed og derfor forsøger vi at opsætte nogle retningslinjer for brugen af film og foto i Pan Idræt.

Accept

Alle registrerede medlemmer, accepterer, at foreningen benytter film og foto, hvor medlemmer kan optræde.

Hvis et medlem ønsker at frasige sig denne automatiske accept, skal man ved enhver foto eller videobegivenhed give sig tilkende til fotografen og til den ansvarlige frivillige for aktiviteten.

Det kan f.eks. være et medlem af bestyrelsen, styregruppen eller træneren som står for aktiviteten.

Pan Idræt fører intet register over hvem, der ikke ønsker at blive fotograferet og det er derfor op til den enkelte at give besked hver gang.

Foto

Pan Idræt benytter fotos på egen hjemmeside, på de sociale medier, i pressemeddelelser og i publikationsmaterialer fra egne træninger, stævner, konkurrencer og opvisninger.

Film

Pan Idræt benytter videomateriale der bringes på foreningens youtubekanal(er), sociale medier eller andre offentlige medier.

Har du spørgsmål eller indsigelser imod en given film eller foto foreningen har benyttet, bedes du straks kontakte bestyrelsen.

Vedtaget af bestyrelsen 23. maj 2018

Privatlivspolitikken er udarbejdet af Pan Idræts bestyrelse efter vejledning fra Danmarks Idrætsforbund og DGI i fællesskab.

Pan Idræts dataansvar

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, som medlem, træner og frivillig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

Pan Idræt (Pan Idræt København og Pan Idræt Frederiksberg) er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:

Kontaktperson: Lene Hyrup Eriksen, Udviklings- og driftskonsulent

Adresse: Vesterbrogade 6D, 2. sal - 1620 København V

CVR: 28 83 29 82 / 34 14 04 99

Mail: sekretariat@panidraet.dk

Website: www.panidraet.dk

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

Medlemsoplysninger:

Almindelige personoplysninger:

• Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse, stilling

Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:

• Kønsidentitet og seksualitet som medlemmer har mulighed for at angive på deres medlemsprofil

Oplysninger om ledere og trænere:

Almindelige personoplysninger:

• Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e-mailadresse
• Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til foreningen og bankkontonummer

Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:

• CPR-nummer
• Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest

Her indsamler vi oplysninger fra

Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:

• Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn
• Idrættens hovedorganisationer, f.eks. oplysninger om klubskifter, karantæner og kursusdeltagelse

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

• Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger her henviser vi til interesseafvejningsreglen.
• At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
• Behandling efter lovkrav
• Behandling med samtykke

Formålene

1) Formål med behandling af medlemsoplysninger:

• Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
• Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
• Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
• Levering af varer og ydelser du har bestilt
• Administration af din relation til klubben

2) Formål med behandling af oplysninger på ledere og trænere:

• Håndtering af trænernes og ledernes hverv og pligter i foreningen
• Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
• Opfyldelse af lovkrav
• Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
• Administration af din relation til klubben

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

• Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af holdkort, holdopstillinger, interne resultatlister m.v.
• Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
• Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
• Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter
• Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen, her henviser vi i øvrigt til den mere specifikke generalforsamlingsvedtagne fotopolitik

Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til specialforbund i DIF, til DGI samt til DGI’s landsdelskontorer, i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med idrætsaktivitet

Da foreningen er medlem af idrætsorganisationer, sker der videregivelse af oplysninger om ledere og træner til disse, for at ledere og trænere kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer

Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen

Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene

Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi envurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år, jf. stemmeretten i vedtægtens §8 stk. 2.

Videregivelse af dine personoplysninger

I forbindelse med idrætsaktivitet kan der sker videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til relevante idrætsorganisationer.

Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til idrætsorganisationer, som foreningen er medlem af.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet leder eller træner eller som lønnet leder eller træner:

Medlemmer:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen

Ulønnede ledere og trænere:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter dit virke er ophørt

Lønnede ledere og trænere:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om

Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt

Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere og trænere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
• Retten til indsigt i egne personoplysninger
• Retten til berigtigelse
• Retten til sletning
• Retten til begrænsning af behandling
• Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
• Retten til indsigelse
• Retten til indsigt i egne personoplysninger har du via din egen profil i medlem-systemet.

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod klubbens behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.
Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

Vedtaget af bestyrelsen

Pan Idræt er en forening hvis fundament og grundlag er bygget på en ambition om mere mangfoldighed i idrættens verden. Derfor er det også helt naturligt at vi som organisation har en ambition om mangfoldighed i vores demokratiske valgte ledelser.

Dette gælder særligt bestyrelsen og styregrupper.

(Ved seneste revision af denne ambition har sekretariatet 1 medarbejder hvorfor ansatte ikke er medtaget i ambitionen.)

I Pan Idræt ønsker vi at have stærke, engagerede og kompetente frivillige ledelser i vores bestyrelse og styregrupper. Kompetente beslutninger træffes bedst i beslutningsfora, som indeholder en bred vifte af mangfoldighed.

Vi anerkender, at det er i rekrutteringsindsatsen af frivillige ledere at vi skal være ambitiøse.

I Pan Idræts demokratiske og medlemsvalgte fora bør forskellige mangfoldighedskategorier samlet udgøre minimum 30 % af repræsentationen. Der kan være mange mangfoldighedskategorier, som kan bidrage til mangfoldige ledelser og gode beslutninger – i Pan Idræt kigges der særligt på køn, seksuel orientering og alder.

Der arbejdes overordnet med skøn, idet ikke alle data registreres.

Eksempel 1 – Køn:

Hvis bestyrelsen/Afdelingsledelsen består af 7 personer og de 5 (71,43%) af dem er ciskønnede mænd så bør ambitionen være at de 2 øvrige medlemmer ikke er ciskønnede mænd, men måske er transkønnede eller ciskønnede kvinder, dermed ville man ramme 28,57% som har en anden mangfoldighed end flertallet.

Eksempel 2 - Alder:

Hvis bestyrelsen/afdelingsledelsen består af 7 personer og de 5 (71,43%) af dem er i alderen 50-60 så bør ambitionen være at de 2 øvrige medlemmer ikke er i alderen 50-60, og måske heller ikke 49 eller 61 men måske nærmere 25 år eller 75 år.

I enkelte afdelinger af Pan Idræt, som f.eks. ikke har medlemmer under 50, er det formålsløst at tale om at rekruttere frivillige under 50 år til den næste afdelinsledelse, da det naturligvis vil være umuligt at finde nogen under 50, men så kan der kigges på uddannelse/job-baggrund, træningsfrekvens, anciennitet i klubben eller lign som kan bidrage til forskellige perspektiver.

Eksempel 3 – Seksuel orientering:

Hvis bestyrelsen/afdelingsledelsen består af 7 personer og de 5 (71,43%) af dem er homoseksuelle mænd så bør ambitionen være at de 2 øvrige medlemmer ikke er homoseksuelle mænd, men måske er biseksuelle, homoseksuelle kvinder, panseksuelle etc., dermed ville man ramme 28,57% som har en anden seksualitet en flertallet.

Ambitionen handler om at kigge efter forskelligheder, der kan bidrage til gode og sunde beslutninger og hvor man husker at tage hensyn til dem som ikke sidder med om bordet.

Vedtaget af bestyrelsen

Pan Idræt vil have et trygt og ansvarligt klubmiljø, der har fokus på at fremme trivsel for medlemmer, frivillige og ansatte.

Pan Idræt forventer, at arbejdet med at udfolde klubbens aktiviteter sker gennem en ordentlig og konstruktiv dialog blandt medlemmer, frivillige og ansatte.

Derfor bygger samarbejdsrelationer i Pan Idræt på et ligeværdigt og respektfuldt forhold blandt såvel medlemmer, frivillige og ansatte og vi opfordrer til en åben dialog om personlige grænser og forventer en respektfuld og professionel tilgang. Dette gælder også overfor eksterne samarbejder.

Derfor har vi formuleret en samvær- og tryghedspolitik:

Pan Idræt skal være et trygt sted at være. Vi accepterer ikke mobning, krænkende adfærd, krænkende sprog, chikane, seksuel chikane, vold, trusler om vold og diskrimination. Ligeledes betyder det også at vi ikke accepterer medlemmer i klubben med domme for personfarlig kriminalitet.

ANSVAR
Bestyrelsen og ledelser for de enkelte afdelinger har et særligt ansvar for at sikre et trygt klubmiljø. Som led i at sikre trygheden kan emnet tages op på generalforsamlinger, årsmøder, spillermøder, netværksmøder og lignende fora hvor frivillige, ansatte og medlemmer mødes på tværs i løbet af året.

INDGRIBEN
Hvis overtrædelser af politikken alligevel finder sted i Pan Idræt, har bestyrelsen en forpligtelse til straks at undersøge, hvad der er sket – dette kan ske i tæt samarbejde med en eventuel afdelingsledelse.

Det kan være forskelligt, hvad den enkelte oplever som krænkende adfærd.
Sager vurderes derfor også individuelt, og der tages udgangspunkt i den/de berørte persons/-ers oplevelse af situationen. Der lægges vægt på, at eventuelle problemer løses så tidligt som muligt.

Som udgangspunkt og af hensyn til fortrolighed behandles sager af forretningsudvalget for Pan Idræt. Forpersonen samt næstforpersonerne vil konkret fra sag til sag afgøre, hvilke personer blandt bestyrelsens medlemmer, der skal involveres i sagen, og hvilke tiltag der skal iværksættes for at løse problemet. I tilfælde af eksklusion inddrages den samlede bestyrelse i beslutningen jf. vedtægtens paragraf om eksklusion.

HVAD KAN DU GØRE?
Det er den enkeltes ansvar at udvise en passende situationsfornemmelse og sund fornuft samt at anerkende og forstå, at humør, grænser, perspektiver, mm. kan variere fra person til person. Nogle situationer kan derfor også håndteres ved at der blot siges fra i den givne situation og dermed er den krænkende adfærd stoppet – mens andre situationer eller forhold kræver en særlig håndtering.

Hvis du selv oplever eller er vidne til adfærd nævnt i denne politik, som ikke håndteres i situationen, eller bliver bekendt med forhold i Pan Idræt, der ikke harmonerer med denne politik, opfordres du til at:

Vurdere om du selv håndtere situationen.

Hvis situationen ikke kan løses af dig selv, bør du henvende dig til din afdelingsledelse for assistance.

Slutteligt har du altid mulighed for at henvende dig til Pan Idræts forretningsudvalg. (forperson@panidraet.dk).

Vores Tryghedspolitik er senest justeret november 2024 og bliver løbende opdateret.
Mindst efter hver generalforsamling gennemgås politikken.